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2010年10月17日 (日)

「ひとり会議」より、返事のしかた

  
  
  
本当に忙しい。

新しい仕事がどんどんやってきて、

目の前の仕事一つひとつこなすだけで精一杯。

こういうとき、あなたならどうしますか?



僕のメンター(仕事や人生に効果的なアドバイスをしてくれる相談者)の家にはとんでもない数のお中元が届きます。

家中がお中元であふれています。

そんなとき、どこから手をつけていくか。

はやく食べないと傷んでしまうから、古いものから手をつけていく。

これが普通です。

でも 「つねに新しく届いたものから食べるべきだ」 とメンターはいうんです。

「古いものから手をつけていると、

今、せっかく新鮮なものまでも古くなってしまうから」

そんなふうに教えていただきました。






メールについても同じことがいえそうです。



古いメールかrか順番に返信していくと、

今届いたメールも古くなっていきます。

反対に新しいメールから返信していると、

「対応が早い」 と感じてもらえます。


(古いメールでも本当に重要なものについては、

電話か、催促のメールが届くはずです)





 
またメールの返信には2種類あります。

用件を伝えるメールと、コミュニケーションのためのメールです。



用件を伝えるメールには、

用件に 「なにを伝えたいのか」 を入れます。

用件が複数ある場合は、

すべての用件を本文の頭に箇条書きします。

そして1件、1件、短い文章で書くことが大切です。

相手にとって読みやすい改行をするのもおすすめ。






また


「今、こんなお話になっていますよ」

「こんな展開になりそうです」

と、事後報告するのも大切ですが、

返信するときに、「Ce」 「Bee」で同時に送ることで時間を短縮することができます。




コミュニケーションのためのメールは、

「!」「(笑)」 「絵文字」 などを使って

相手にとって楽しく読めるように工夫しましょう。

ちょっと加工した写真を添付するのもおすすめ。





メールは時間を取られます。

メールとは 「メールを処理する」 という予定をいれ、

その時間の中で向き合いましょう。



いずれにしても、なるべく短い文章で送ってあげることが、
忙しい人たちにはよろこばれるようです。






 



ToDoやってみよう


1. 忙しくなったら、新しいものから対処する。

2. メールは「メールを処理する」という時間の中で処理する。





 


  「ひとり会議」の教科書 山﨑拓巳 サンクチュアリ出版



 


  

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